Em uma época em que todos têm seu próprio endereço de e-mail individual, a ideia de uma caixa de entrada compartilhada deve soar um pouco estranha. Alguns de nós não compartilhamos uma caixa de correio com ninguém desde que éramos crianças, morando com nossas famílias. No entanto, há certas circunstâncias em que uma caixa de correio de e-mail compartilhada pode ser benéfica, como quando você precisa garantir que várias pessoas tenham acesso a determinados e-mails ou se deseja um meio conveniente de coordenação.
Por exemplo, se você é proprietário de uma pequena empresa e precisa ficar por dentro de todos os e-mails importantes recebidos por você ou por seus funcionários, uma caixa de correio compartilhada permitiria que você fizesse isso. Ou, se você deseja uma maneira conveniente de coordenar com funcionários ou colegas de trabalho, uma caixa de correio compartilhada pode servir como seu calendário pessoal. De qualquer forma, se você estiver procurando por esse recurso, poderá fazer um acontecer facilmente usando o Outlook.
Criando uma caixa de correio compartilhada
As caixas de correio compartilhadas do Microsoft Outlook são úteis quando você deseja ou precisa que várias pessoas possam ver ou responder a emails. Sabe aqueles e-mails informativos que muitas empresas têm? A maioria delas são caixas de correio compartilhadas, portanto, nem sempre é uma pessoa respondendo a todas as consultas de negócios. Você pode adicionar manualmente uma caixa de correio compartilhada a uma conta do Outlook com apenas algumas etapas.
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Abra o aplicativo Outlook.
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Clique na guia Arquivo no canto superior esquerdo.
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Selecione Configurações da conta.
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Selecione a guia E-mail.
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Escolha a conta que você deseja tornar uma caixa de correio compartilhada.
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Clique em Alterar.
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Selecione Mais configurações.
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Selecione Avançado.
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Clique em Adicionar.
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Digite um endereço para sua caixa de correio compartilhada.
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Clique OK.
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Clique em Avançar e, em seguida, em Concluir.
Lembre-se de que uma caixa de correio compartilhada é para vários usuários, portanto, não use seu endereço de e-mail normal para isso. Depois que a caixa de correio estiver configurada, você ou um administrador poderá adicionar mais usuários a ela.
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Clique com o botão direito na caixa de entrada.
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Selecione Propriedades.
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Alterne para a guia Permissões.
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Clique em Adicionar.
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Digite o nome do usuário que você deseja adicionar.
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Defina o nível de permissão deste usuário.
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Clique OK.
Os vários níveis de permissão determinam até que ponto um usuário pode editar e responder a e-mails na caixa de correio, portanto, lembre-se de distribuir as permissões conforme necessário.
Enviando e recebendo e-mails em sua caixa de correio compartilhada
Depois de configurar sua caixa de correio compartilhada, enviar e receber e-mails com ela é basicamente o mesmo que com uma caixa de entrada normal do Outlook.
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No Outlook, clique em Novo e-mail.
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No campo De do e-mail, digite o endereço da sua caixa de correio compartilhada.
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Clique OK.
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Componha sua mensagem.
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Clique em OK quando terminar.
Quando você envia um e-mail usando a caixa de correio compartilhada, o destinatário verá apenas o endereço da caixa de correio compartilhada. Essa é uma boa maneira de manter os endereços de e-mail internos ou privados ocultos. Quando você receber um e-mail em sua caixa de correio compartilhada, o endereço de sua caixa de correio compartilhada aparecerá no campo De para indicar a qual caixa de entrada se destina.
A propósito, seu aplicativo Outlook pode não ter um campo De na composição de e-mail disponível por padrão. Nesse caso, basta clicar no botão Opções e, em seguida, na opção De. Quando habilitada, esta opção garantirá que seus e-mails tenham um campo De para preencher. Depois de enviar um e-mail usando a caixa de correio compartilhada uma vez, ele aparecerá automaticamente em uma lista suspensa no campo De, para que você possa acessá-lo novamente rapidamente.
Usando sua caixa de correio compartilhada como um calendário
Além de enviar e receber e-mails, uma caixa de correio compartilhada do Outlook também funciona como um calendário de grupo ou empresa. Quando você configura datas ou compromissos especiais em seu calendário do Outlook por meio da caixa de correio compartilhada, todos os membros da caixa de correio poderão ver e acompanhar esses compromissos.
Para usar o calendário compartilhado, basta abrir o aplicativo Outlook, alternar para a guia Calendário e selecionar o endereço da sua caixa de correio compartilhada. Neste ponto, você pode utilizar o calendário da mesma forma que faria com sua conta normal do Outlook, marcando compromissos em datas específicas. A diferença é que, ao marcar um horário na agenda compartilhada, todos os associados automaticamente terão suas respectivas agendas atualizadas com o evento que você efetuou. Além disso, qualquer pessoa com privilégios suficientes poderá editar quaisquer compromissos existentes no calendário. Apenas certifique-se de conceder essas permissões apenas àqueles em quem você confia para lidar com seu calendário.